EDUCACION 2.0

 SUS ORGANIZACION

El proceso de la organización es la segunda etapa en el proceso administrativo y es considerada como el acto de organizar, dirigir, sistematizar los procesos de producción en la empresa como función básica en el rol que deben asumir los administradores. En el diccionario de la Real Academia de la Lengua española dice: “Organizar es establecer o reformar una cosa sujetando a las reglas el número, orden, armonía y dependencia de las partes que la componen o han de componerla”. En este sentido la organización se concibe como:

• La identificación y clasificación de las actividades que requiere la empresa.
• La unión de las actividades para lograr los objetivos propuestos.
• La asignación de un gerente a cada grupo para verificar el proceso de producción, en este punto surge la delegación.
• Es coordinar en forma horizontal y vertical las actividades en la estructura organizacional para llevar a cabo el plan de acción previamente establecido.
• Organizar se refiere al acto de  integrar y estructurar los recursos disponibles y los órganos involucrados en su administración; establece relaciones entre ellos. Como proceso permite la creación de la estructura en el interior de la organización, contribuye  con la distribución del trabajo entre los empleados, establece y reconoce la autoridad, para así viabilizar el logro de  los propósitos que se proponen a través de la planeación.

La causa de la organización

Tipos de organizaciones

Entre las diversas organizaciones que la humanidad ha creado para satisfacer sus necesidades y circunstancias que le ha generado el ambiente en que se desenvuelve,  las podemos clasificar en dos tipos:

• Organización Formal: este tipo de organización está basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio previamente establecido por aquellos que manejan el proceso de decisión, es planeada,  formalmente oficializada a través de documentos que sustentan su creación. Esta organización es aprobada por la gerencia y socializada a todos los involucrados, a través de manuales de organización, descripción de cargos, organigramas, políticas internas y procedimientos, etc. para crear un ambiente de confianza y pertenencia,  y así lograr que sus integrantes adquieran el compromiso para realizar en forma eficiente las metas del equipo de trabajo.
  
  La organización formal debe ser flexible, mantener la el principio de  discreción para resaltar y aprovechar los talentos creativos, con el fin de motivar y reconocer capacidades individuales hasta en la más formal de las organizaciones. Sin olvidar que el esfuerzo individual en una situación de grupo se debe canalizar hacia el cumplimiento de metas del grupo y de la organización.
• Organización informal: La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen en forma espontánea y natural entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de esas relaciones se constituyen las interacciones y las relaciones sociales que van estableciendo entre sí grupos informales que no aparecen establecidos en un organigrama, o en algún documento formal.

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 LA DIRECCION

Como se presenta en la imagen a un conglomerado de personas buscando una dirección para realizar sus tareas para el logro de objetivos personales como los laborales.

La dirección es la etapa del proceso administrativo que implica dirigir, influir y motivar a las personas para que lleven a cabo sus tareas esenciales. Las relaciones intrapersonales e interpersonales son fundamentales,  así como el tiempo que se dedica a ellas para que las actividades de la dirección logren establecer las buenas relaciones entre la gerencia y las personas que trabajan con ellos. Una de las tareas del gerente es tratar de convencer a los demás del trabajo en equipo para construir el futuro, ello surge de las dos fases anteriores: la planificación y la organización. Los gerentes deben generar un ambiente adecuado para ayudar a que sus empleados hagan sus mejores esfuerzos.

La dirección también es un proceso donde se aplican los conocimientos y el dominio en la toma de decisiones, donde se debe de llevar a cabo de la mejor forma el liderazgo, relacionando e integrando todos los elementos de los sistemas a través de sus procesos, como un todo unificado dentro de la organización trabajando en forma simultánea para lograr los propósitos. Es importante señalar que con el proceso de la dirección se logra realizar todo el trabajo que se planificó, en forma efectiva por medio de la autoridad ejercida por el gerente siempre y cuando se dé en forma horizontal, que beneficie a los empleados y a la organización, dicha autoridad debe ser ejercida en base a decisiones tomadas en conjunto. Le invito a ver el video Comportamiento Organizacional 1 haciendo clic en el siguiente link.

https://youtu.be/DDbp_1IGzfg

Enfoque del comportamiento organizacional

El comportamiento organizacional concebido como las acciones que realiza el ser humano como miembro de una organización es de mucha beneficio para los directivos, porque facilita la comprensión de la complejidad de las distintas relaciones interpersonales de los individuos que interactúan.

Para que se pueda entender con mayor precisión acerca del comportamiento en una organización existen dos áreas principales en las cuales centra su estudio, que son los tipos de comportamientos antes ilustrados, ahora definidos así:

1. Comportamiento individual: cada ser humano constituye uno de los motores de toda organización, por lo que de allí radica la importancia para realizar cualquier análisis cerca de las acciones que éste emprende en el interior de ella. La interacción entre los individuos y la organización adquiere un valor relevante para todos los integrantes de una organización donde existen ciertos momentos de satisfacción personal, así como también aquellos de insatisfacción, y son estas manifestaciones las que traducen en las actitudes que asumen en la organización.
   
   El análisis del comportamiento de los individuos en una organización conocido en la Administración como comportamiento organizacional consiste en estudiar las acciones que los individuos realizan en su ámbito laboral, lo cual implica un reto para los administradores para entender su comportamiento.
   
   Las empresas tienen aspectos visibles como la planificación, los objetivos, la misión, la visión…etc. En cambio existen otros aspectos ocultos que los gerentes tratan de entender porque influyen directamente en la forma de trabajo de cada empleado, como ser: las actitudes, percepciones, interacciones y aquellos conflictos interpersonales e intergrupales.

1. En esta otra imagen se puede establecer la diferencia con la anterior. Aquí se aprecia a un grupo de individuos trabajando armónicamente para el cumplimiento de las metas en común para lo organización, un trabajo en equipo
   
   El comportamiento organizacional está determinado por un ser humano que trabaja para la organización, lo que implica una selección de acciones encaminadas al mejoramiento organizacional. Esta selección puede ser:
   

   • Consciente: cuando se analizan las mejores alternativas para llevarlo a cabo con éxito, y elige una de ellas en una selección deliberada cuando se es consciente  de lo que está haciendo.
   • Automática: es el manejo mecánico de sus habilidades, y se realiza casi en forma inconsciente.

Sea como fuere, este comportamiento humano en la organización siempre estará condicionado por diversas variables psicológicas. Dichas variables interactúan entre sí para determinar el proceso de selección, que se traduce en el comportamiento organizacional.

 

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 COMO NOS EDUCAMOS EN EL CONTROL

Siendo el proceso administrativo un conjunto de fases y etapas sucesivas a través de las cuales  se efectúa la administración, donde el control es la última fase en este proceso y que está interrelacionado con las fases estudiadas en las unidades anteriores: la planificación, la organización y  la dirección,  formando entre sí un proceso integral con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

El proceso de control consiste en supervisar las actividades, con la finalidad de garantizar que éstas se realicen según fueron planificadas. Es en la etapa de control donde se definen los estándares para medir el desempeño y así hacer los ajustes necesarios durante el proceso para evitar cualquier desviación significativa para obtener los resultados deseados. Además,  el control es un mecanismo que no solo evalúa factores cualitativos y cuantitativos sino que permite evaluar aquellos  factores culturales, organizativos,  humanos y grupales,  que influyen en el trabajo que se realiza en la organización.

Es importante destacar el papel del gerente en esta fase porque son los encargados de evaluar  si las actividades se han llevado a cabo,  comparando el nivel de desempeño real con la norma que se espera. Cuánto más control posea el gerente mayor eficiencia se logrará en la organización.

En el grafico que se les presenta a continuación se puede apreciar cómo en el proceso administrativo se interrelacionan sus fases entre sí para lograr los propósitos de la organización, donde el control es la última fase que busca cumplir con todas aquellas acciones contempladas desde la primera fase,  “la planeación”,  llevando a cabo un control de su desarrollo. Es importante destacar que el control se lleva a cabo durante el proceso  no al final,  para así hacer las correcciones pertinentes.  

Características del control

Existen una serie de características generales que el control, como tal debe poseer entre las cuales se destacan las siguientes:

• Es integral: porque asume una perspectiva global e integral de la organización, la contempla como un todo, involucra todos aquellos aspectos que se deben desarrollar para las actividades.
• Periódico: porque sigue un esquema y una secuencia predeterminada desde las etapas anteriores.
• Selectivo: se centra únicamente en los elementos sumamente relevantes para la función u objetivos de cada unidad o departamento.
• Creativo: busca índices significativos para conocer mejor la realidad de la empresa,  para así encaminarla hacia sus objetivos.
• Efectivo y Eficiente: busca lograr los objetivos marcados, empleando los recursos apropiados y disponibles.

También es importante señalar que existen diversos enfoques para diseñar el sistema de control para una organización, por lo que en el siguiente apartado se explica con mayor detalle.

El control como proceso

Las técnicas y sistemas de control son esenciales para que este sea efectivo ya sea sus procedimientos, herramientas entre otras, sin tomar en cuenta el lugar o quien lo realice. El proceso básico de control contempla tres etapas:

• La medición del desempeño real,
• Comparación del desempeño con las normas,  y
• La toma de medidas administrativas.

En el gráfico siguiente se muestra como este proceso lleva un orden especifico de una etapa a otra,  interrelacionándose entre sí, asumiendo que ya existen normas que son las que definen las metas y objetivos durante la planeación,  bajo la  cual se mide el progreso de la organización.

TEMA GENERAL: EDUCACION 2.0

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Queridos estudiantes ya han avanzado en su formación en la administración educativa, en esta oportunidad se enseñarán y podrán estudiar la planeación que es  la primera fase del proceso administrativo, es decir que antecede a la ejecución de todas las demás funciones administrativas. Aunque en la práctica todas las funciones se combinan. La planeación es la única que implica definir los objetivos o las metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzar y trazar planes exhaustivos para integrar y coordinar el trabajo de la organización. Responde a las preguntas: ¿Qué es lo que se necesita? ¿Qué es lo que debe hacerse? y ¿Qué cursos de acción deben adoptarse, cómo, cuándo y dónde deben seguirse dichos recursos?

 

La planeación se ocupa tanto de los fines ¿Qué hay que hacer?, como de los medios ¿Cómo hay que hacerlo?
Define una dirección, se reduce el impacto del cambio y además se logra minimizar el desperdicio y se establecen criterios para controlar todas y cada una de las acciones emprendidas para lograr los objetivos de la organización, además, es importante señalar que la planeación proporciona dirección a los gerentes y a toda la organización.

Cuando cada empleado sabe hacia dónde va encaminada la organización, adquieren un compromiso para contribuir al logro de esos objetivos, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos. Es claro que sin planificar, los departamentos pueden estar trabajando con propósitos contrarios a los objetivos generales de la organización, esto impide que la organización se mueva hacía sus objetivos de manera eficiente.

La planeación es formal e informal, cabe mencionar que todos los gerentes planifican formal e informalmente. La planeación informal se da cuando nada está escrito, puede o no haber metas para la organización. Este tipo de planeación es general, le falta continuidad y se realiza en empresas pequeñas; en cambio en la planeación formal se definen las metas específicas, es decir está delimitada la unidad de trabajo y la ruta a seguir en la organización.

La planeación no utiliza métodos difíciles de manipular, porque se basa en situaciones actuales de la organización. Con la planificación se refleja  el futuro y busca la prosperidad, visualiza las oportunidades que posee y las dificultades que surgen en el futuro con la finalidad de superarlas, según sea el caso. El proceso de planeación que se inicia con la determinación de los objetivos, define estrategias, políticas y detalles para alcanzarlos; además, establece el sistema de decisiones e introduce una revisión de los objetivos para alimentar un nuevo ciclo de planificación. También es necesario mencionar que la planeación se da con el fin de prever las posibles adversidades que se puedan suscitar en la organización.

El propósito y naturaleza de la planeación pueden traducirse a través de los siguientes principios o pautas fundamentales para el buen funcionamiento de la organización.

Principios de la Planeación

Cada empresa tiene sus propios principios que la identifican, pero los que se mencionan a continuación son los comunes entre todas ellas y que son necesarios  para poder aplicar cada uno de los elementos que forman el proceso de la planeación.